Μηχανογράφηση Επιχειρήσεων – Εγκατάσταση ERP

Όταν ακούει κάποιος τον όρο ERP, πολλοί φαντάζεται ένα πολύπλοκο και δύσχρηστο σύστημα λογισμικού. Αν και ξεκίνησε κάπως έτσι, ακόμα και οι μικρομεσαίες επιχειρήσεις μπορούν να αξιοποιήσουν ένα σύστημα ERP για να διαχειριστούν πιο αποδοτικά όλους τους διαθέσιμους πόρους τους.

Συμπληρώστε το ►Ερωτηματολόγιο◄ για να μελετήσουμε καλύτερα και να προσαρμόσουμε στα μέτρα της επιχείρησης σας τη λύση που χρειάζεστε.

ERP ορισμός
Το ακρωνύμιο ERP προέρχεται από τα αρχικά των λέξεων Enterprise Resource Planning, το οποίο μεταφράζεται ως «σύστημα επιχειρησιακού σχεδιασμού». Στο internet υπάρχουν πολλές αναλύσεις και επιστημονικά άρθρα για το ERP, με επικρατέστερο τον ορισμό πως το ERP είναι ένα σύστημα λογισμικού, το οποίο είναι επιφορτισμένο με το να διαχειρίζεται όλες τις λειτουργίες της επιχείρησης, με απώτερο σκοπό την αύξηση του business performance (Wikipedia ορισμός ERP). Αυτό επιτυγχάνεται με την ορθολογικότερη οργάνωση και αξιοποίηση δεδομένων και πόρων της επιχείρησης (ανθρώπινου δυναμικού, υλικού, οικονομικών πόρων κ.λπ.)

Ιστορική αναδρομή
Από τη σύλληψή του, τη δεκαετία του ’90, όπου το ERP ξεκίνησε εισάγοντας λειτουργίες λογιστηρίου και διαχείρισης ανθρωπίνων πόρων/μισθοδοσίας σε ένα MRP (Manufacturing Resource Planning), έχει εξελιχθεί τεχνολογικά με ταχύτατους ρυθμούς. Έτσι, τα σύγχρονα ERP έχουν πλέον ενσωματώσει κι άλλες δυνατότητες, όπως διαχείριση πελατειακών σχέσεων (CRM), διαχείριση αποθήκης (warehouse management system – WMS), ηλεκτρονική ανταλλαγή δεδομένων (EDI), ακόμα και συστήματα διαχείριση ποιότητας (Integrated Quality Management – IQM).

Ένα ERP είναι κάτι πολύ παραπάνω από μια λογιστική διαχείριση και ένα πακέτο λογισμικού, καθώς επεξεργάζεται και αξιοποιεί όλα τα δεδομένα της επιχείρησης, υποστηρίζοντας όλες εκείνες τις λειτουργίες που μπορεί να εκτείνονται από τις οικονομικές υπηρεσίες και τη διοίκηση ανθρώπινων πόρων, μέχρι την εφοδιαστική αλυσίδα και τις σχέσεις με τους πελάτες. Όλα τα παραπάνω γίνονται εφικτά χάρη στην ενιαία βάση δεδομένων στην οποία καταχωρούνται όλες οι συναλλαγές και τα δεδομένα της επιχείρησης, τα οποία παρακολουθούνται σε πραγματικό χρόνο.

Μια λύση ERP βοηθάει μία επιχείρηση να

● Αυξήσει τα έσοδά της
● Βελτιώσει την αποτελεσματικότητά της, ενοποιώντας διάφορες εργασίες (Finance & Accounting, Manufacturing, Supply Chain, Customer Relationship Management, Human Resources, BI/Reporting)
● Αυξήσει την παραγωγικότητα των ανθρώπων της, αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες της
● Μειώσει τα λειτουργικά της έξοδα
● Αυξήσει την ασφάλεια των επιχειρησιακών της δεδομένων
● Αντλήσει και να αξιοποιήσει πληροφορίες από διαφορετικά τμήματα της εταιρείας

Τι περιλαμβάνει ένα σύστημα ERP;

Στην ουσία ένα σύστημα ERP, αποτελείται από επιμέρους ενσωματωμένες εφαρμογές (γνωστές ως modules), τις οποίες η επιχείρηση αξιοποιεί για να συγκεντρώνει, να αποθηκεύει, να διαχειρίζεται και σε τελική ανάλυση, να ερμηνεύει δεδομένα για πολλές (ιδανικά όλες) από τις δραστηριότητές της. Μερικά από τα modules ενός συστήματος ERP είναι:

● Εμπορική Διαχείριση
● Οικονομική Διαχείριση
● Έσοδα-Έξοδα
● Γενική Λογιστική
● Διαχείριση Παγίων
● Διαχείριση Αποθήκης
● Διαχείριση Ανθρώπινων Πόρων (HRM)
● Μισθοδοσία
● Διαχείριση Διανομής
● Διαχείριση Εφοδιαστικής Αλυσίδας
● Διαχείριση Πελατειακών Σχέσεων (CRM)
● Διαχείριση Λιανικής
● Προϊοντικός Σχεδιασμός
● Διαχείριση Παραγωγής
● Διαχείριση Υπηρεσιών
● Χρηματοοικονομική Λογιστική
● Πωλήσεις
● Marketing
● Τιμολόγηση

Αυτή η δομή προσφέρει πολύ μεγάλη ευελιξία σε μια λύση ERP, αφού ουσιαστικά η ίδια η λύση προσαρμόζεται κάθε φορά, σύμφωνα με τις ανάγκες του εκάστοτε πελάτη.

Είναι σημαντικό να τονίσουμε ότι κάθε εταιρεία διαφέρει ως προς τις λειτουργίες της σε σχέση με μια άλλη, ακόμη κι αν ανήκουν στον ίδιο κλάδο. Η δυνατότητα ενός καλοσχεδιασμένου ERP -όπως αυτό της SoftΟne- να προσαρμόζεται ακριβώς στις ανάγκες του πελάτη, και μάλιστα χωρίς πολύ χρόνο και κόστος, είναι ένα πλεονέκτημα που μπορεί να κάνει τη διαφορά.

Επιπλέον, ένα σωστά σχεδιασμένο ERP θα πρέπει και να μπορεί να ικανοποιεί τις μελλοντικές ανάγκες της επιχείρησης.

Χαρακτηριστικά ERP
Όταν μια επιχείρηση έχει αναγνωρίσει τις γενικές και ιδιαίτερες ανάγκες της, και εξετάζει τις επιλογές της για μια λύση ERP, εκτός από το κόστος της λύσης και το κατά πόσο αυτή καλύπτει τις παραπάνω ανάγκες, έχει σημασία να εξετάσει και τα χαρακτηριστικά της ίδιας της λύσης, όπως και των επιπλέον υπηρεσιών που προσφέρει η εταιρεία ανάπτυξης ERP.

Έτσι, θα πρέπει να συγκριθούν τα επιμέρους χαρακτηριστικά των ERP προγραμμάτων, καθώς και των εταιρειών ανάπτυξής τους, ώστε οι διαδικασίες μετάβασης, εγκατάστασης, εκμάθησης και τελικά χρήσης της εφαρμογής, να ολοκληρωθούν έγκαιρα και χωρίς προβλήματα.

Τι είναι το Cloud ERP

Η αγορά του επιχειρηματικού λογισμικού μετακινείται από ιδιαίτερα μεγάλους και πολύπλοκους συνδυασμούς σε λύσεις ERP που είναι λιγότερο κοστοβόρες και περισσότερο χρηστικές, ενώ ταυτόχρονα προσφέρουν μεγαλύτερη ευελιξία.

Μια λύση που κερδίζει όλο και περισσότερο έδαφος, είναι το ERP στο Cloud, ή όπως αλλιώς ονομάζεται, το SaaS ERP (Software as a Service ERP).

Τι είναι το Cloud ERP; Η λύση αυτή είναι ιδιαίτερα δημοφιλής, διότι αντιμετωπίζει πολλές από τις προκλήσεις που συνδέονται με μεγάλες εγκαταστάσεις ERP. Πρακτικά, μία λύση Cloud ERP (ή εναλλακτικά, Cloud-based ERP) αξιοποιεί τις δυνατότητες που προσφέρει το internet αναφορικά με τη διαχείριση πόρων και την αποθήκευση δεδομένων, επιτρέποντας την εκτέλεση όλων των εργασιών διαχείρισης της επιχείρησης στο Cloud. Ένα Cloud ERP μπορεί να είναι έτοιμο να λειτουργήσει σε ελάχιστο χρόνο, διότι δεν εγκαθίσταται καθόλου λογισμικό στους servers της εταιρείας (όπως συμβαίνει στην on-premise εγκατάσταση). Επιπλέον, αναβαθμίζεται πολύ πιο γρήγορα και ο πελάτης λειτουργεί σε κάθε περίπτωση πάντα την τελευταία έκδοση.

Το Cloud ERP βοηθάει την επιχείρηση να μειώσει τα λειτουργικά της έξοδα, αφού όχι μόνο δεν απαιτείται πρόσθετο hardware, αλλά και η τιμολόγηση γίνεται στη βάση μιας συνδρομής (συνήθως σε ετήσια βάση και ανά χρήστη).

Μια άλλη πολύ σημαντική παράμετρος του Cloud ERP, είναι ότι η πρόσβαση στα εταιρικά δεδομένα γίνεται από παντού και με οποιαδήποτε συσκευή.

Τέλος, η ασφάλεια των δεδομένων από την άποψη του disaster recovery plan, θα πρέπει να θεωρείται δεδομένη, αφού η εγκατάσταση του Cloud ERP βρίσκεται σε υπερσύγχρονα data centers.

ERP για μικρές και μεσαίες επιχειρήσεις

To ERP δεν απευθύνεται μόνο σε μεγάλες επιχειρήσεις. Αντιθέτως, ακόμα και οι πιο μικρές εταιρείες μπορούν να ωφεληθούν από τα πλεονεκτήματα που προσφέρει.

Από τη στιγμή που ο ιδιοκτήτης μιας επιχείρησης αντιλαμβάνεται ότι τo Excel ή/και ένα απλό πρόγραμμα λογιστικής δεν είναι πια αρκετά για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων του, κρίνεται απαραίτητη η υλοποίηση μιας λύσης ERP. Βέβαια, η επιλογή δεν είναι καθόλου απλή και οι προβληματισμοί που μπορεί να έχει η επιχείρηση, είναι αρκετοί.
Ένα σημείο που προκαλεί προβληματισμό είναι κατά πόσον η υλοποίηση ενός συστήματος ERP, προϋποθέτει την ύπαρξη ή τη δημιουργία ενός τμήματος IT στην επιχείρηση. Η ύπαρξη ενός τέτοιου τμήματος είναι ιδιαίτερα χρήσιμη. Ωστόσο, η πρακτική που ακολουθείται συνήθως είναι ότι ο σύμβουλος της εταιρείας ανάπτυξης του συστήματος αναλαμβάνει τόσο την εγκατάσταση και το στήσιμο/παραμετροποίησή του, όσο και τη συντήρησή του που περιλαμβάνεται στο σχετικό συμβόλαιο.

Η υιοθέτηση ενός συστήματος ERP, συνεπάγεται και αλλαγή στον τρόπο με τον οποίο εργάζονται οι άνθρωποι της επιχείρησης, καθώς τα e-mail και τα φύλλα εργασίας του Excel αντικαθίστανται από έναν ενιαίο και προηγμένο τρόπο ροής καθημερινών tasks. Επίσης, καθοριστικής σημασίας για την επιλογή ενός συστήματος ERP και για την άντληση των πλεονεκτημάτων που αυτό προσφέρει, αποτελεί η ευκολία χρήσης του.